Staat u aan de start van een nieuw project? Als facilitator begeleid ik uw multifunctionele team bij de kick-off van het project. Tijdens een één- of tweedaagse workshop brengen we in kaart wat het doel is van het project, wie er in het team zitten, wie de stakeholders zijn, wat de risico’s zijn, en welke acties er genomen moeten worden. En omdat ezelsbruggetjes altijd fijn zijn, gebruiken we hier deze: HANDig© Project Management. Hierbij gebruiken we de hand om ons er aan te herinneren waar we aan moeten denken als we een project starten:

1. Duim = Doel
2. Wijsvinger = Wij
3. Middelvinger = Men, de stakeholders
4. Ringvinger = Risico’s
5. Pink = Plan

 

 

1. Duim = Doel

Het projectteam beschrijft bij de aanvang van een project het Doel in één gerichte zin, en dan ook nog eens SMART (Specifiek, Meetbaar, Attainable/haalbaar, Realistisch, en Tijdsgebonden). Bij het definiëren van het Doel, komt ook ter sprake wat gaan we wel/niet doen in het project. Neem tijd voor deze discussie, het kan wel eens langer 2 uur duren voordat een projectteam op één lijn zit!
Als het Doel goed omschreven is, kan de duim omhoog: goed zo! We gaan er voor!

2. Wijsvinger = Wij

Wie zijn wij? Wie zitten er in ons projectteam? En wat zijn onze rollen en verantwoordelijkheden? Wie rapporteert aan wie, oftewel: hoe ziet ons project-organogram er uit, zijn alles functies die we nodig hebben in het team vertegenwoordigd? Als team is het goed om daar bij stil te staan en goede afspraken te maken over -> manier van werken, -> hoe men rapporteert en -> welke bijeenkomsten men wil organiseren in het project.

3. Middelvinger = Men

En wie is ‘men’? Wie zijn de medebeslissers, de belanghebbenden, de stakeholders? Het team moet de stakeholders op de hoogte houden van de voortgang van het project. Of teams kunnen bij stakeholders terecht voor advies, of voor hulp mocht het ‘niet goed’ dreigen te gaan met het project. Door het in kaart brengen van de stakeholders zal het team goed in contact zijn met die personen die een invloed op het project kunnen uitoefenen (ten goede of ten slechte!)

4. Ringvinger = Risico’s

Je kunt je kop in het zand steken, of je kunt samen als team goed vooruitkijken naar welke risico’s zich kunnen voordoen in het project. Een goede brainstorm, met de voeten op de tafel, kan ieder vanuit zijn eigen expertise meedenken. Door het benoemen van de risico’s en te bedenken wat te doen om ze te voorkomen of als het risico zich daadwerkelijk voordoet, zal het team in staat zijn de risico’s te managen.

5. Pink = Planning

Wat wordt het plan? Wat moet er allemaal gebeuren? Wie gaat wat doen? Hoe lang gaat elke actie duren? Elke functie in het projectteam beschrijft precies wat ze gaan doen, wie het gaat doen en hoe lang dat gaat duren. Door dit te beschrijven op post-its en te visualiseren in een netwerk, krijgt het team zicht op de flow van het project en kan de doorlooptijd berekend worden. En is de doorlooptijd langer dan gepland? Dan kan een her-planning het team challengen om de acties anders aan te pakken: slimmer, sneller, parallel, enz.

Als het project afgerond is, dan kunnen de HANDEN op elkaar, met de E van Evalueren en de N van Naborrelen:

6) E = Evalueren

Na afronding van het project komt het team nog één keer bij elkaar om het project te Evalueren; wat ging goed, wat moet een volgende keer beter? Zo worden de ‘lessons learned’ meegenomen naar volgende projecten

7) N = Naborrelen

Na de evaluatie is het tijd om het succes te vieren: met het hele team naborrelen. Hierbij hoort ook het afscheid nemen van elkaar, want nadat je als team samen een project hebt afgerond, gaat iedereen weer naar andere, nieuwe en uitdagende projecten.

 

Wilt u meer weten over HANDig© Project Management en hoe u uw projectteams daarmee kunt aansturen? Neem dan contact met mij op: Nel Mostert – nel@mccim.nl – 06-10171412

 

‘HANDig© Project Management’ is Copyright beschermd (2017). All rights reserved.  Niets uit deze publicatie mag worden gekopieerd, hergebruikt of voor commerciële doeleinden worden gebruikt zonder de geschreven goedkeuring van de auteur Mrs. Nel M. Mostert. Doet u het toch? -> vermeldt er dan tenminste dit bij: ‘Bron: www.mccim.nl ©2017 – Nel M. Mostert’

 

 

Enkele voorbeelden van Project Management workshops.

Global R&D Barry Callebaut: “All projects shall have a kick-off workshop”

At Barry Callebaut Global R&D, Belgium, Nel Mostert facilitated kick-off workshops for new projects. These multi-functional workshops identified the goal, the team, the risks, the stakeholders and the project plan. Because of the huge succes shown in better communication, commitment and delivering On Time In Full, the Head of Global R&D decided that “All projects shall have a kick-off workshop”. (2015/2016)

This type of workshop is at the core of Nel Mostert her business; she has facilitated this type of workshop over 180 times, mostly in Unilever. (1999-2016)

 

Unilever Oral Care Category – Licence to Operate

In Singapore (45 participants) and London (83 participants) my colleague Jan Vaessen and me facilitated 3-day workshops for the Oral Care category of Unilever during which the participants shared their best and poor practices of multi-functional Project Management. Objective of the workshop was to make sure all category members know how to do proper project management according to Unilever specific PM tools (2015-2016)